La lettre commerciale

Introduction

Voici quelques indications sur la forme de la lettre professionnelle en anglais. Elle convient à la fois pour les anglophones britanniques et américains.

L'adresse de l'expéditeur se place en haut à droite, à moins qu'il n'y ait un en-tête déjà imprimé sur la feuille de papier. On met le nom de la société mais non pas son nom à soi. L'adresse peut être alignée à droite ou sur une ligne imaginaire à peu près à 25% de la distance de la marge de droite.

L'adresse du destinataire se place juste en dessous à gauche. On peut mettre le nom du destinataire ainsi que sa fonction, si on les connaît.

Ensuite, on met la date ; elle doit être placée à peu près à 33% de la distance de la marge de droite. D'ordinaire, on écrit la date de la façon suivante : le mois écrit comme un mot (n'oubliez pas la majuscule), le jour (sans st, nd, rd, ni th), puis une virgule suivie de l'année. Donc March 17, 2001, par exemple. Il est également possible d'écrire : 17 March 2001. N'écrivez pas le nom de votre ville ici.

Si vous avez un numéro de référence ou une autre référence, vous le mettez ensuite, aligné à gauche, après les mots : Your reference ou Our reference ou tout simplement Re.:. Vous pouvez le souligner s'il est important.

Ensuite vient le début de lettre. On emploie toujours le mot Dear (cher, chère) suivi du titre de la personne et de son nom de famille : par exemple, Dear Mr Smith (en général, on ne met pas de point après Mr, Mrs et tout titre dont l'abréviation se termine par la même lettre que le mot entier : Mr et Mister se terminent d'un R). Si on ne les connaît pas, on écrit Dear Sir or Madam à moins que l'on ne connaisse le sexe de la personne — dans ce cas, c'est Dear Sir ou Dear Madam. L'ordre Sir, suivi de Madam, ne varie jamais.

Quant au texte de la lettre, il y a deux possibilités. Le plus courant est d'aligner les paragraphes à gauche sans alinéas, mais en laissant une ligne en blanc entre les paragraphes, soit on emploie des alinéas — dans ce cas il n'est pas nécessaire de mettre une ligne en blanc entre les paragraphes.

A la fin de la lettre, on écrit Yours sincerely si l'on a commencé avec le nom de la personne, mais si la lettre est adressé à Dear Sir or Madam, on doit la terminer par Yours faithfully. Toute autre formule devrait être évitée. On laisse quelques lignes en blanc pour sa signature, puis on écrit son nom suivi d'une virgule et sur la ligne suivante, on met sa position (ex. Managing Director).

Voici deux exemples avec les différences en rouge foncé :

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Mr Peter Smith,
Sales Manager,
English Company Plc.,
77, High Street,
London WC1,
Royaume-Uni.

Reference: order no. 331

Dear Mr Smith,

With regard to your letter of March 4, 2001, we are pleased to inform you that the product you ordered will be soon available. We shall forward it to you by the end of the month at the latest.

We would like to thank you for the confidence you have shown in our company and to express to you our gratitude for the patience you have shown with us during the difficulties we have recently been experiencing.

Yours sincerely,

Françoise Martin,
Marketing Manager (Directeur commercial)

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English Company Plc.,
77, High Street,
London WC1,
Royaume-Uni.

Reference: order no. 331

Dear Sir or Madam,

With regard to your letter of March 4, 2001, we are pleased to inform you that the product you ordered will be soon available. We shall forward it to you by the end of the month at the latest.

We would like to thank you for the confidence you have shown in our company and to express to you our gratitude for the patience you have shown with us during the difficulties we have recently been experiencing.

Yours faithfully,

Françoise Martin,
Marketing Manager (Directeur commercial)

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Un livre intéressant

L'un des meilleurs livres sur la lettre commerciale en anglais (si vous avez atteint le niveau intermédiaire) est A Handbook of Commercial Correspondence de A. Ashley (Oxford University Press). Il peut s'employer comme référence ou comme livre de cours. (Nouvelle édition, août 2003).

Il comprend des explications détaillées sur toutes sortes de lettres commerciales en anglais avec des centaines d'exemples. Il comprend 16 chapitres :

1. Structure and presentation
2. Content and style
3. Enquiries
4. Replies and quotations
5. Orders
6. Payment
7. Complaints and adjustments
8. Credit
9. Banking
10. Agents and agencies
11. Transportation and shipping
12. Insurance
13. Electronic correspondence
14. Miscellaneous correspondence
15. In-company communications
16. Personnel appointments